BTW-aangifte ZZP: Complete Gids & Deadlines (2025-2026)

Quinten

·Bijgewerkt: 2 oktober 2025·6 min leestijd

De BTW-aangifte (omzetbelasting) is een verplichte fiscale taak voor vrijwel elke ZZP'er. Je berekent het saldo van de BTW die je hebt ontvangen van klanten en de BTW die je hebt betaald over zakelijke kosten. Dit saldo betaal of ontvang je per tijdvak, meestal per kwartaal. Dien de aangifte en betaling altijd uiterlijk in op de laatste dag van de maand na het kwartaal om boetes vanaf €68 te voorkomen.

Wat is de BTW-aangifte precies?#

Als zelfstandige zonder personeel (ZZP) fungeer je in de ogen van de Belastingdienst als onbezoldigd belastinginner. Over de diensten of producten die je levert, reken je meestal belasting over de toegevoegde waarde (BTW). Dit bedrag is niet voor jou, maar moet je afdragen aan de fiscus.

Tegelijkertijd maak je zakelijke kosten. De BTW die jij aan leveranciers betaalt (voorbelasting), mag je in mindering brengen op de BTW die je moet afdragen. Het verschil is wat je uiteindelijk betaalt of terugkrijgt.

Volgens gegevens van de Kamer van Koophandel zijn er in Nederland ruim 1,2 miljoen ZZP'ers actief. Het overgrote deel daarvan is BTW-plichtig en moet vier keer per jaar deze aangifte verzorgen.

Let op: De Belastingdienst stuurt geen acceptgiro's of betaalverzoeken meer per post. Je bent zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen en betalen. Zet de deadlines dus groot in je agenda.

Belangrijke deadlines voor 2025#

De meeste ondernemers doen per kwartaal aangifte. De regel is simpel: de aangifte én de betaling moeten binnen zijn voor het einde van de maand die volgt op het kwartaal.

Hieronder vind je het schema voor de kwartaalaangiften in 2025:

Tijdvak	Periode	Deadline indienen & betalen
1e kwartaal	1 januari t/m 31 maart	30 april 2025
2e kwartaal	1 april t/m 30 juni	31 juli 2025
3e kwartaal	1 juli t/m 30 september	31 oktober 2025
4e kwartaal	1 oktober t/m 31 december	31 januari 2026

Voor ondernemers die net starten of in specifieke situaties zitten, kan de Belastingdienst soms verplichten om per maand aangifte te doen. Dit gebeurt vaak als je betalingsachterstanden hebt.

Veelgestelde vragen

De meeste ZZP'ers doen elk kwartaal BTW-aangifte. De deadlines zijn uiterlijk de laatste dag van de maand die volgt op het kwartaal (bijvoorbeeld 30 april voor Q1). Uitzonderingen zijn ondernemers die per maand of per jaar aangifte doen.

Als je de aangifte te laat indient, bedraagt de verzuimboete €68. Betaal je te laat? Dan is de boete 3% van het te betalen bedrag, met een minimum van €50 en een maximum van €5.514.

Ja, de BTW die je betaalt over zakelijke inkopen (voorbelasting) mag je aftrekken van de BTW die je hebt ontvangen van klanten. Dit verlaagt het bedrag dat je aan de Belastingdienst moet betalen.

De KOR is een BTW-vrijstelling voor ondernemers met een jaaromzet onder de €20.000. Je rekent dan geen BTW aan klanten en doet geen BTW-aangifte, maar mag ook geen BTW meer aftrekken.

Ja, zolang je ondernemer bent voor de BTW, moet je altijd aangifte doen, zelfs als je €0 omzet hebt gedraaid. Je vult dan een 'nihil-aangifte' in om boetes te voorkomen.

Je berekent het totaalbedrag aan BTW dat je hebt gefactureerd aan klanten en trekt daar de BTW van af die leveranciers aan jou hebben berekend. Het positieve saldo betaal je; bij een negatief saldo krijg je geld terug.

Welk BTW-tarief moet je hanteren?#

Niet elke dienst of elk product valt onder hetzelfde tarief. Het is cruciaal om de juiste percentages op je factuur te zetten, anders loop je omzet mis of krijg je problemen bij een controle.

21% (Algemeen tarief): Dit geldt voor de meeste diensten en goederen. Ben je consultant, marketeer, webdesigner of coach? Dan val je vrijwel altijd in deze categorie.
9% (Verlaagd tarief): Geldt voor specifieke goederen en diensten zoals voedingsmiddelen, geneesmiddelen, boeken, kappersdiensten en logies.
0% (Nultarief): Dit wordt voornamelijk gebruikt bij grensoverschrijdende handel (export) binnen de EU of daarbuiten. Je rekent dan 0% BTW, maar behoudt wel recht op aftrek van voorbelasting.
Vrijgesteld van BTW: Sommige beroepen, zoals artsen, journalisten of onderwijsinstellingen, zijn vrijgesteld. Zij rekenen geen BTW, maar mogen ook geen BTW aftrekken van hun kosten.

Handel je in tweedehands goederen? Dan geldt mogelijk de margeregeling, waarbij je alleen BTW betaalt over je winstmarge.

Uit cijfers van de Belastingdienst blijkt dat fouten in de tarieftoepassing een van de meest voorkomende correcties zijn tijdens boekenonderzoeken. Twijfel je? Raadpleeg onze gids over BTW-tarieven in Nederland.

Stappenplan: Hoe doe je BTW-aangifte?#

Het proces hoeft niet ingewikkeld te zijn als je administratie op orde is. Volg deze stappen voor een foutloze aangifte.

1. Verzamel je verkoopfacturen#

Tel alle BTW die je in het afgelopen kwartaal aan je klanten hebt gefactureerd bij elkaar op. Splits dit uit naar tarief (21%, 9%, etc.). Let op de factuurdatum: deze is leidend voor het tijdvak, niet de datum waarop je betaald krijgt.

2. Verzamel je inkoopfacturen (bonnetjes)#

Tel de BTW op van alle zakelijke uitgaven die je hebt gedaan. Dit noemen we voorbelasting. Denk aan kantoorartikelen, software-abonnementen, zakelijke lunches en reiskosten.

3. Log in op 'Mijn Belastingdienst Zakelijk'#

Gebruik je eHerkenning of DigiD om in te loggen op het ondernemersportaal.

4. Vul de rubrieken in#

Rubriek 1 (Prestaties binnenland): Hier vul je je omzet en de verschuldigde BTW in.
Rubriek 5 (Voorbelasting): Hier vul je het totaalbedrag aan BTW in dat jij hebt betaald (uit stap 2).
Eindberekening: Het systeem berekent automatisch of je moet betalen of terugkrijgt.

5. Betalen of ontvangen#

Moet je betalen? Doe dit direct via iDEAL of een overboeking. Zorg dat het geld vóór de deadline op de rekening van de Belastingdienst staat. Als je geld terugkrijgt, wordt dit meestal binnen enkele weken gestort, mits je rekeningnummer bekend is.

Tip: Veel ZZP'ers vergeten de BTW van kleine bonnetjes (parkeren, lunch, kantoorartikelen). Op jaarbasis kan dit honderden euro's schelen. Zorg voor een digitaal systeem waarin je bonnen direct scant.

Boetes en rente: Voorkom onnodige kosten#

De Belastingdienst is strikt als het gaat om deadlines. Er zijn twee soorten verzuim waarvoor je beboet kunt worden.

Type verzuim	Boete
Aangifteverzuim (te laat indienen)	€68 per aangifte
Betaalverzuim (te laat betalen)	3% van verschuldigd bedrag (min. €50, max. €5.514)

Daarnaast wordt er bij te late betaling belastingrente berekend. In 2024 lag dit percentage voor de omzetbelasting op 7,5%. Het is zonde van je geld om de fiscus te sponsoren door slordigheid.

De Kleineondernemersregeling (KOR)#

Draai je als ZZP'er een bescheiden omzet? Dan kom je wellicht in aanmerking voor de Kleineondernemersregeling (KOR).

De regels in het kort:

Je jaaromzet is maximaal €20.000.
Je berekent geen BTW meer aan je klanten.
Je hoeft geen BTW-aangifte meer te doen.
Let op: Je mag ook geen BTW meer aftrekken van je kosten (inkoopfacturen).

De KOR is vooral interessant voor ondernemers die leveren aan particulieren (die geen BTW kunnen terugvragen) of ondernemers met zeer weinig zakelijke kosten. Ongeveer 300.000 ondernemers in Nederland maken gebruik van deze regeling. Meer details vind je in ons artikel over de kleineondernemersregeling (KOR).

Veelgemaakte fouten bij de BTW-aangifte#

Zelfs ervaren ondernemers maken fouten. Voorkom dat jij een van hen bent door op deze punten te letten:

Factuurdatum vs. Betaaldatum: BTW draag je af op basis van de factuurdatum. Heb je een factuur verstuurd op 30 maart, maar betaalt de klant pas in mei? Dan moet je de BTW al in het eerste kwartaal (Q1) voorschieten.
Privégebruik auto: Heb je een auto van de zaak? Vergeet niet in de laatste aangifte van het jaar de correctie voor privégebruik toe te passen.
Vergeten nihil-aangifte: Heb je een kwartaal niet gewerkt of ben je op vakantie geweest? Je moet altijd aangifte doen, ook als je €0 in te vullen hebt.

Samenvatting#

Onderwerp	Belangrijkste punt
Frequentie	Meestal per kwartaal
Deadline	Laatste dag van de maand na het kwartaal
Boete te laat indienen	€68
Boete te laat betalen	3% (min. €50, max. €5.514)
KOR-grens	€20.000 jaaromzet

Wil je meer weten over BTW? Lees ook onze artikelen over BTW-tarieven in Nederland, BTW verleggen en de OSS-aangifte voor EU-verkopen.